Tham khảo các mẫu đơn nếu không biết bắt đầu

Nếu bạn không biết cách bắt đầu từ đâu cũng như không phải kiểu “văn hay chữ đẹp”, thì hãy tham khảo các mẫu email xin nghỉ việc có sẵn. Điều này sẽ giúp bạn có một hình dung tổng thể về bức thư “có đầu có đuôi” với những cái dấu chấm, dấu phẩy rõ ràng. Tất nhiên, bạn sẽ không thể để y nguyên mọi thứ hoặc chỉ thay đổi tên họ, mà bạn cần đưa vào các nội dung cá nhân phù hợp.

Ngắn gọn và đầy đủ

Cũng giống như một thư xin việc “chuẩn”, bạn không cần phải viết văn vẻ hoa mỹ cho email xin nghỉ việc, hoặc cố sử dụng các từ ngữ sáo rỗng. Bạn hãy nói rõ về vị trí, tình trạng làm việc hiện tại, lý do xin nghỉ và ngày chính thức bạn sẽ nghỉ. Nhưng ngắn gọn không đồng nghĩa rằng bạn được phép lược bớt các phần cần thiết như mục “chào thưa”.

Riêng phần lý do thì bạn chỉ cần giải thích theo cách đơn giản, ngắn gọn. Hành động theo cảm xúc khi viết email xin nghỉ việc không phải là một ý tưởng hay. Các chi tiết cụ thể về lý do tại sao bạn quyết định rời đi không cần được đưa vào, nếu bạn có bất kỳ khiếu nại nào và bạn quyết định liệt kê chúng trong thư của bạn, điều này sẽ chỉ khiến cấp trên đánh giá không tốt về bạn. Nếu bạn muốn nói rõ về lý do vì sao bạn quyết định rời đi thì một cuộc gặp mặt trực tiếp là đủ và đảm bảo bạn đã hành động chuyên nghiệp trong suốt thời gian đó.

Sử dụng từ ngữ lịch sự, tích cực

Giống như viết email khi tìm việc nhanh 24h, khi viết email xin nghỉ việc bạn cũng cần sử dụng các ngôn ngữ chuyên nghiệp. Dù cho cấp trên có là người thân thiết nhưng bạn cũng đừng tùy tiện sử dụng các từ ngữ thân thiện quá mức, hoặc bỏ đi các cụm từ bắt buộc như “Kính gửi”, “Trân trọng”. Điều này vừa khiến bức thư trông thiếu chuyên nghiệp, mà lại chẳng tỏ ra sự thành ý. Thêm nữa, bạn cần tránh sử dụng các ngôn từ mang tính tiêu cực dù có nhiều bất mãn với đồng nghiệp, ức chế công việc. Ngôn từ tích cực sẽ giúp việc ra đi trở nên bớt nặng nề và bạn cũng có thể giữ mối quan hệ tốt với đồng nghiệp.

Nói lời cảm ơn

Một điều quan trọng khi nói đến cách viết email xin nghỉ việc chuyên nghiệp là thể hiện sự biết ơn đến công ty về cơ hội nghề nghiệp của bạn. Bạn có thể “trải lòng” thêm về những công việc, dự án đã làm, cũng như nói về những trải nghiệm thú vị, các bài học kinh nghiệm hữu ích đã góp nhặt trong suốt quá trình làm việc ở công ty. Chắc chắn sự cảm kích này sẽ giúp sếp có ấn tượng tốt với bạn để sẵn sàng hỗ trợ, hoặc đưa ra các lời giới thiệu cho công việc mới trong tương lai.

Đề cập đến chuyện bàn giao

Cấp trên thường rất bận rộn, nên họ sẽ khó sát sao cũng như nắm bắt toàn bộ tình hình nếu có bất kì sự thay đổi lớn nào như nghỉ việc. Do vậy, email nghỉ việc nên đề cập đến chuyện bàn giao công việc, ví dụ như liệt kê các món đồ “của chung” phải đưa lại cho công ty. Nhưng bạn không cần phải liệt kê các vật dụng linh tinh trong văn phòng, mà chỉ cần nhấn mạnh vào các món đồ như laptop công ty, chìa khóa tủ hồ sơ… Ngoài ra, bạn cần thể hiện tinh thần trách nhiệm thông qua chuyện sẵn sàng hỗ trợ “huấn luyện” người mới trong giai đoạn chuyển giao công việc, hoặc cam kết giải quyết các việc tồn đọng. Lưu ý rằng bạn hãy nên biết tự lượng sức để không chỉ hứa suông mất uy tín.

Mẫu email xin nghỉ việc chuyên nghiệp

Nếu bạn vẫn thấy mình vẫn còn thắc mắc về cách viết email xin nghỉ việc như thế nào, hãy tham khảo mẫu thư sau đây.

Kính gửi [Tên người quản lý],

Hôm nay tôi gửi thư này để xin chính thức nghỉ việc ở vị trí [chức danh công việc] từ ngày… tháng… năm.

Tôi rất biết ơn về những cơ hội và sự hỗ trợ mà tôi đã nhận được trong thời gian làm việc với [tên công ty]. Tôi đã học được rất nhiều về chiến lược tiếp thị và truyền thông kỹ thuật số, mà tôi chắc chắn sẽ mang theo trong suốt sự nghiệp của mình.

Tôi sẽ làm mọi thứ có thể để hoàn thành các công việc hiện tại và huấn luyện các thành viên khác trong thời gian còn lại. Xin vui lòng cho tôi biết nếu có bất cứ điều gì khác tôi có thể làm để giúp đỡ trong quá trình chuyển đổi này.

Tôi chúc công ty tiếp tục thành công và hy vọng sẽ giữ liên lạc trong tương lai.

Trân trọng,

[Tên của bạn]

Có nhiều khả năng công ty hiện tại của bạn sẽ lưu trữ email xin nghỉ việc của bạn trong hồ sơ nhân viên và nó có thể được đề cập trong tương lai nếu công ty bạn đang ứng tuyển yêu cầu một tài liệu tham khảo. Do đó, hãy giữ một thái độ tích cực và chuyên nghiệp khi viết email xin nghỉ việc để tránh tình huống nó có thể chống lại bạn trong tương lai.

Trung Thành