Đường dây nóng: 0983449277 - 0913303903 - 0912325336Thứ hai, 24/06/2024 05:24 GMT+7

EFY-eCONTRACT - Giải pháp ký hợp đồng điện tử cho doanh nghiệp năm 2023

Biên phòng - Khi công nghệ thông tin đang ngày càng phát triển, việc ký kết hợp đồng điện tử giúp cho hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp vận hành hiệu quả, nhanh chóng. Nhiều doanh nghiệp vẫn băn khoăn làm sao để ký hợp đồng điện tử? Nên chọn nhà cung cấp phần mềm nào? Hãy cùng chúng tôi điểm qua một cái tên nổi bật trên thị trường cung cấp dịch vụ phần mềm điện tử - EFY-eCONTRACT trong bài viết sau đây.

1. Thế nào là hợp đồng điện tử?

Tại Điều 33, Luật Giao dịch điện tử năm 2005 quy định về hợp đồng điện tử “là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu điện tử của Luật này”. Theo đó, hợp đồng điện tử được hiểu là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu điện tử, được gửi, nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Hợp đồng điện tử nhằm xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự giữa các giao kết, thỏa thuận của các bên tham gia hợp đồng.

Hợp đồng điện tử mang đến nhiều lợi ích tích cực cho doanh nghiệp.

Doanh nghiệp áp dụng hợp động điện tử nhận được rất nhiều lợi ích, hướng đến một mô hình hoạt động doanh nghiệp mới hiện đại và chuyên nghiệp. Có thể kể đến một số lợi ích của hợp đồng điện tử bao gồm:

  • Ký hợp đồng nhanh chóng trên nhiều nền tảng thiết bị điện tử (máy tính, điện thoại, Ipad,...) bất kể không gian hay thời gian.
  • Tính năng cổng ký tích hợp với nhiều loại chữ ký số (Chữ ký số HSM, USB token, chữ ký số từ xa, chữ ký điện tử bằng hình ảnh, chữ ký trực tiếp).
  • Tạo cơ hội hợp tác với các đơn vị, doanh nghiệp trong và ngoài nước.
  • Tiết kiệm nhiều khoản chi phí như chi phí đi lại, chi phí in ấn, lưu trữ hợp đồng…
  • Giảm thiểu rủi ro liên quan đến pháp lý của hợp đồng.
  • Tính bảo mật cao, an toàn để sử dụng.

2. Nguyên tắc giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử

Hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý như hợp đồng truyền thống.

Tại Điều 35 Luật Giao dịch điện tử 2005 có ban hành quy định về nguyên tắc giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử. Theo đó:

  • Các bên tham gia hợp đồng thỏa thuận sử dụng phương tiện điện tử khi giao kết và thực hiện hợp đồng.
  • Giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử phải tuân thủ Luật này và các quy định pháp luật về hợp đồng.
  • Khi giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử, các bên tham gia thỏa thuận về yêu cầu kỹ thuật, chứng thực, điều kiện đảm bảo tính toàn vẹn, bảo mật liên quan.

Có thể thấy, giao kết hợp đồng điện tử được thực hiện dựa trên sự thỏa thuận của các bên tham gia hợp đồng.

3. Tìm hiểu về phần mềm ký hợp đồng điện tử EFY-eCONTRACT

EFY-eCONTRACT là phần mềm hợp đồng điện tử nhận được rất nhiều doanh nghiệp sự quan tâm và tin tưởng của khách hàng trong những năm qua. Phần mềm này được cung cấp bởi EFY Việt Nam. Đây là đơn vị có rất nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực cung cấp các giải pháp số cho doanh nghiệp.

EFY-eCONTRACT - Giải pháp chuyển đổi số trong thời đại công nghiệp 4.0

Điểm khác biệt lớn nhất giữa hợp đồng điện tử EFY-eCONTRACT với hợp đồng truyền thống là quy trình ký kết hợp đồng.

Hợp đồng truyền thống được ký kết bằng gặp mặt trực tiếp giữa các bên và trao đổi bằng giấy tờ, văn bản và ký bằng chữ ký tay. Trong khi đó, hợp đồng điện tử ký kết bằng phương tiện tử và bằng chữ ký số. Ký hợp đồng điện tử bằng phần mềm EFY-eCONTRACT giúp đảm bảo 2 lợi ích rõ rệt nhất để phân biệt với hợp đồng truyền thống. Đó là:

  • Ký hợp đồng không giấy tờ bằng các thiết bị điện tử có kết nối mạng Internet.
  • Ký hợp đồng bằng chữ ký số.

Hợp đồng điện tử EFY-eCONTRACT đặt mục tiêu hướng tới hình thức doanh nghiệp không giấy tờ, đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp sử dụng phần mềm:

  • Tiết kiệm tới 70% thời gian và chi phí.
  • Vận hành nhanh chóng, thuận tiện, tối ưu, nâng cao trải nghiệm khách hàng khi sử dụng phần mềm.
  • Khởi tạo hợp đồng, xác định vai trò ký. Ký kết, lưu trữ và quản lý hợp đồng trên một nền tảng số.
  • Có thể ký kết đơn lẻ hoặc ký hàng loạt, không giới hạn số lượng hợp đồng cùng lúc chỉ với vài phút.

Bên cạnh đó, việc phát triển hợp đồng điện tử EFY-eCONTRACT giúp đẩy nhanh tiến độ công việc, hợp đồng được ký kết trên nền tảng số nhanh chóng dù ở bất cứ đâu, bất cứ khi nào.

4. Hướng dẫn ký hợp đồng điện tử trên EFY-eCONTRACT (Trường hợp ký hợp đồng thương mại)

Bước 1: Bên lập hợp đồng (Sử dụng chữ ký số Token hoặc chữ ký số HSM ký hợp đồng)

- Trên thanh menu chức năng phần mềm chọn chức năng “Hợp đồng thương mại” →“Ký hợp đồng”

- Chọn hợp đồng cần ký → Chọn chức năng “Ký số”

- Bên lập hợp đồng kiểm tra kỹ các nội dung, điều khoản. Chọn “Ký số” để thực hiện ký hợp đồng

- Chọn loại chữ ký số → Nhập pass → Đăng nhập

=> Bên lập hợp đồng ký số thành công

Bước 2: Bên nhận hợp đồng ký số

Sau khi tạo hợp đồng thành công, hệ thống tự động gửi hợp đồng cho bên nhận hợp đồng qua email.

- Trong nội dung email có thông tin: link hợp đồng, ID, mã tra cứu để bên nhận hợp đồng xem và ký.

- Chọn “vào đây” để xem hợp đồng. Ngoài ra, khách hàng có thể xem hợp đồng thủ công bằng ID và mã tra cứu trong email tại địa chỉ: https://econtractapp.efy.com.vn/contract-receiver

- Chọn “Tôi đã đọc, hiểu, đồng ý với nội dung của văn bản điện tử này & thống nhất sử dụng phương thức điện tử này để thực hiện giao dịch” nếu đồng ý với nội dung hợp đồng.

=> “Ký số” (Trường hợp không đồng ý nhấn “Trả lại”)

- Chọn hình thức ký số, nếu đơn vị ký bằng chữ ký số Server nhập UUID, Pass và lựa chọn “Đăng nhập”.

- Nếu bên nhận hợp đồng không có chữ ký số, ký bằng hình thức OTP gửi về email đã đăng ký trước đó.

=> Bên nhận hợp đồng ký hợp đồng điện tử thành công.

- Hệ thống tự động gửi mail xác nhận hoàn thành hợp đồng về mail của các bên. Các bên có thể xem lại và tải file PDF hợp đồng điện tử đã ký.

- Bên lập hợp đồng xem lại và tải file hợp đồng tại mục tra cứu hợp đồng. Bên nhận hợp đồng xem lại trong email xác nhận gửi về tải file PDF.

Lưu ý: Hợp đồng lao động điện tử, các loại hợp đồng, giấy tờ điện tử khác có cách tạo và ký hợp đồng điện tử thực hiện tương tự theo các bước hướng dẫn ở trên.

Về đơn vị cung cấp phần mềm, EFY Việt Nam thành lập năm 2007 với bề dày thành tích 15 năm triển khai các giải pháp, sản phẩm chuyển đổi số, ứng dụng CNTT, đạt được nhiều giải thưởng, danh hiệu tiêu biểu: Danh hiệu Sao Khuê các năm 2012, 2013, 2016, 2018, 2019, 2020; Xác lập kỷ lục; Chìa khóa vàng năm 2020, 2021; Top 10 Doanh nghiệp Công nghệ Thông tin, Bằng khen thành tích xuất sắc trong lĩnh vực CNTT của các Bộ, Ngành, UBND…

Hợp đồng điện tử EFY-eCONTRACT đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật bảo mật.

Với đội ngũ cán bộ nhân viên năng động, tâm huyết, có trình độ chuyên môn vững vàng, am hiểu nghiệp vụ và chuyên sâu trong từng lĩnh vực, EFY Việt Nam đã và đang triển khai các sản phẩm/dịch vụ cho hơn 160.000+ doanh nghiệp, tổ chức trên toàn quốc với các sản phẩm tiêu biểu: Bảo hiểm xã hội điện tử (EFY-eBHXH), Hợp đồng điện tử (EFY-eCONTRACT), Hóa đơn điện tử (EFY-iHOADON), Chữ ký số (EFY-CA), dịch vụ công điện tử (EFY-GOV)…

Trong tương lai gần, hợp đồng điện tử được dự đoán trở thành xu hướng nhằm đẩy mạnh hoạt động doanh nghiệp năng suất và hiệu quả. Đây là phương thức ký hợp đồng mọi doanh nghiệp nên áp dụng.

L.H

Bình luận

ZALO