Ưu tiên nhiệm vụ quan trọng nhất

Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên giúp bạn xác định được thời gian để hoàn thành những công việc quan trọng rồi mới bắt tay vào làm tiếp những công việc khác ít quan trọng hơn. Khi những việc quan trọng được giải quyết thì áp lực cũng được giải toả đáng kể. Và cho dù bạn không đủ thời gian để thực hiện các nhiệm vụ tiếp theo như những gì đã đề ra thì điều đó cũng sẽ không gây ảnh hưởng nhiều đến tiến độ và kết quả công việc chung, Trưởng phòng Tư vấn Tuyển dụng và tìm việc nhanh CareerLink chia sẻ.

Ngoài ra, khi liệt kê danh sách những công việc ưu tiên, sắp xếp chúng một cách hợp lý, bạn sẽ chủ động hơn trong việc tận dụng tốt thời điểm “vàng” trong ngày. Bạn có thể tập nhận biết chu kỳ sinh học của bản thân, thời gian bạn tỉnh táo, tập trung nhất trong ngày - với nhiều người đó là vào 9, 10 giờ sáng - để hoàn thành công việc quan trọng mang lại kết quả cao nhất.

Ước tính thời gian cho từng nhiệm vụ

Sai lầm lớn nhất khi lập to do list chính là bỏ quên thời gian hoàn thành của từng đề mục công việc. Điều này có thể khiến bạn bị quá tải với số lượng công việc nhiều hơn mức mà bạn có thể giải quyết, dẫn đến tình trạng chán nản và giảm năng suất. Vậy nên, cho dù là với nhiệm vụ quan trọng hay không, bạn cần ước tính sơ bộ thời gian cần thiết để thực hiện công việc. Bạn có thể căn cứ vào thời gian làm việc thông thường của mình, xem bản thân sẽ mất bao lâu để hoàn thành từng nhiệm vụ ấy. Khi đưa các con số vào to do list, nhớ cộng thêm một khoảng thời gian dự trù cho những việc bất ngờ, xảy ra ngoài ý muốn.

Liệt kê chi tiết cụ thể công việc

Bạn chỉ quan tâm đến nhiệm vụ phải hoàn thành mà không quan tâm đến chi tiết, những hạng mục cần thiết của nhiệm vụ đó thì quả là một sai lầm nghiêm trọng. Thay vì viết ra các đầu mục công việc với sự mơ hồ, hãy diễn đạt chúng một cách cụ thể. Ví dụ như để chuẩn bị tổ chức một sự kiện bạn cần nêu ra: Địa điểm tổ chức, ngân sách, danh sách khách mời… Ghi ra cụ thể những việc cần làm cũng là cách tạo động lực để bạn bắt tay thực hiện ngay lập tức, mà không phải tốn thời gian cho việc suy nghĩ phải làm những gì để hoàn thành nhiệm vụ của mình.

Điều chỉnh linh hoạt danh sách công việc

Quy tắc được đặt ra không phải là không thể xoá bỏ. To do list cũng vậy, việc lên kế hoạch cụ thể không có nghĩa là bạn phải hoàn thành chúng răm rắp như một cỗ máy. Chắc hẳn vào một thời điểm nào đó, bạn vẫn có thể bị mắc kẹt trong một công việc mà không thể giải quyết chúng theo đúng mục tiêu đã đề ra, việc tiếp tục cố gắng theo đuổi để duy trì kế hoạch không phải là một lựa chọn hợp lý bởi nếu cứ tiếp tục có thể bạn sẽ bị bế tắc và không thể bắt tay vào nhiệm vụ tiếp theo. Hãy gác lại việc đó chờ thời điểm phù hợp hơn hoặc hỏi ý kiến cấp trên để xin hỗ trợ.

Cũng có trường hợp, bạn cần nhiều thời gian hơn để hoàn thành công việc so với kế hoạch đề ra, bạn vẫn có thể linh hoạt để thay đổi chúng, miễn là nó phù hợp và giúp bạn làm tốt những việc còn lại.

Đừng quá cứng nhắc, lập kế hoạch, thực hiện và linh hoạt điều chỉnh chính là bí quyết giúp bạn đảm bảo được hiệu suất công việc.

To do list chính là công cụ giúp bạn tăng hiệu suất làm việc và quản lý thời gian tốt hơn. Ngoài ra, nó còn giúp bạn thêm động lực. Mỗi lần bạn đánh dấu hoặc gạch bỏ một việc đã hoàn tất, đó sẽ là lời nhắc nhở rằng công việc của bạn đang tiến triển suôn sẻ. Nhìn thấy một bản phác thảo rõ ràng về các nhiệm vụ hoàn thành sẽ cho bạn cảm giác hài lòng vì kiểm soát tốt mọi thứ, vừa cảm thấy được tiếp thêm sức mạnh. Hãy dành thời gian chỉ 10 phút mỗi ngày để lập to do list và bạn sẽ thấy hiệu quả mang lại thật bất ngờ.

Tú Trinh