Một số mẹo đơn giản sau đây sẽ hữu ích cho bạn.

Bắt đầu một ngày sớm hơn

Hầu hết những người thành công ở Hải Phòng, Hà Nội, thành phố Hồ Chí Minh hay bất cứ nơi đâu khác đều có một điểm chung - họ bắt đầu ngày mới sớm vì việc đó cho họ thời gian để thư giãn, suy nghĩ và lập kế hoạch trong ngày.

Khi bạn dậy sớm, bạn bình tĩnh, sáng tạo và minh mẫn hơn. Buổi sáng thường là thời điểm chúng ta cảm thấy sung sức và sáng suốt nhất. Dậy sớm hơn bình thường khoảng 30 phút và bạn sẽ thấy ngày của mình dài hơn, giải quyết được nhiều công việc hơn. Ngay cả khi bạn không sử dụng thời gian đó để làm việc, bạn có thể tập thể dục, đi đạo hoặc ngồi thiền nếu muốn. Điều này cũng sẽ góp phần cải thiện năng suất làm việc của bạn trong ngày.

Rèn óc tổ chức

Hiếm người sinh ra đã sở hữu những kỹ năng hữu ích cho công việc và cuộc sống, điều quan trọng là phải tập luyện một cách kiên trì.

Một trong những cách để rèn kỹ năng tổ chức là lập kế hoạch cho công việc hàng ngày/ hàng tuần, chú trọng vào tính hiệu quả - làm sao để làm được nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn. Đừng quên sắp xếp thứ tự ưu tiên của từng công việc. Nhiệm vụ nào quan trọng, cần gấp đưa lên đầu danh sách, hoặc đánh dấu, tô màu… làm nổi bật để dễ dàng nhận diện. Và hãy nhớ, lập lịch làm việc không phải để trang trí mà là để bám sát kế hoạch, thực hiện một cách nghiêm túc mới có hiệu quả.

Ngoài ra, bạn hãy tập thói quen sắp xếp bàn làm việc, tài liệu và cả dữ liệu trong máy tính cho gọn gàng, ngăn nắp, khoa học. Làm sao để khi cần, bạn phải nhớ ra ngay cái gì để ở đâu mà không phải lục tung mọi thứ lên để tìm kiếm. Đó cũng là biểu hiện của một người có kỹ năng tổ chức tốt.

Giảm bớt những việc vụn gây lãng phí thời gian

Lướt mạng, “chat chít”, chơi game online, nói chuyện phiếm, lang thang uống cà phê, ăn trưa hàng tiếng đồng hồ… là những việc vụn vặt, thậm chí vô bổ nhưng khiến chúng ta mất quá nhiều thời gian và cả năng lượng. Do đó, bạn hãy cân nhắc hạn chế những hoạt động tương tự như trên để tập trung hơn vào công việc.

Dĩ nhiên, chúng ta không thể cắt đứt hoàn toàn những buổi chuyện trò tán gẫu, để duy trì tương tác với bạn bè, đồng nghiệp; cũng như thỉnh thoảng bạn vẫn nên đọc tin tức hay các bài viết trên mạng, nhưng hãy bố trí thời gian hợp lý, tránh sa đà. Ngoài ra, bạn cũng nên dành thời gian tập thể dục, đi dạo ngoài trời, đọc sách, chăm sóc người thân trong gia đình… để cân bằng công việc và cuộc sống.

Học cách ủy quyền

Người có kỹ năng tổ chức công việc không phải là người làm tất cả mọi việc, do đó bạn phải thực hiện ủy quyền hay phân công công việc cho cấp dưới - trong trường hợp bạn là sếp hay quản lý dự án.

Ủy quyền không có nghĩa là bạn trốn tránh trách nhiệm mà là bạn đang học cách quản lý các nhiệm vụ của mình một cách khoa học và hiệu quả hơn. Hãy giao cho nhân viên của bạn những công việc phù hợp với năng lực, sở trường của họ và bạn sẽ có nhiều thời gian hơn để tập trung cho nhiệm vụ quan trọng nhất. Điều này không chỉ tốt cho bạn mà còn giúp các thành viên trong nhóm của bạn cảm thấy gắn kết hơn với đồng đội.

Nếu bạn không phải là người quản lý, bạn vẫn có thể “ủy quyền”. Đó là khi công việc quá tải, cần sự trợ giúp của đồng nghiệp, bạn hãy mạnh dạn trao đổi với sếp và yêu cầu sự giúp đỡ.

Người có kỹ năng tổ chức cũng là người luôn biết tự lượng sức mình và không sợ từ chối nếu cần, để tránh việc đảm nhận nhiều nhiệm vụ hơn khả năng hoàn thành, dẫn đến căng thẳng, kiệt sức.

Biết cách đặt mục tiêu

Khi không có mục tiêu, rất khó để chúng ta hoàn thành nhiều việc. Mục tiêu vừa là động lực thúc đẩy bạn không ngừng phấn đấu, vừa là hướng đi để bạn không bị lạc đường. Một người có kỹ năng tổ chức công việc là người biết rõ bản thân muốn gì cùng cách thức để biến ước muốn thành sự thật.

Ngay bây giờ, bạn hãy tập trung suy nghĩ để tạo ra một kế hoạch dài hạn. Bạn muốn mình ở đâu sau 5 năm nữa? Bạn muốn trở thành một người thế nào? Muốn có vị trí công việc ra sao?... Câu trả lời càng cụ thể, mục tiêu của bạn càng rõ ràng.

Khi bạn đã xác định được mục tiêu lớn, hãy chia ra thành nhiều chi tiết nhỏ - đó chính là những mục tiêu ngắn hạn. Mục tiêu ngắn hạn gồm có các mục tiêu hàng ngày đến mục tiêu trong vòng một năm, mục tiêu trung hạn từ 1 đến 3 năm và mục tiêu dài hạn từ 3 đến 5 năm.

Cuối cùng, bạn nên viết mục tiêu lên đầu danh sách “việc cần làm” của mình. Bạn cũng có thể đặt mục tiêu ở những nơi dễ nhìn thấy như trên điện thoại, máy tính hoặc lịch bàn… để liên tục nhắc nhở bản thân phải thực hiện. Bạn cũng có thể chia sẻ mục tiêu này với bạn bè, người thân… để củng cố quyết tâm và có thêm động lực cải thiện kỹ năng tổ chức công việc.

Kiều Giang